毕业生档案转递常见问题解答
发布单位:北京大学人事部    发布时间:2012-05-04
  

毕业生同学们,你们好!

    你们即将结束燕园生活,开始人生新的旅程。在你们忙于毕业的同时,请不要忽略记载你们成长足迹的学生人事档案,她将永远伴随你们。因为,你无论是想继续求学深造,还是想发展事业,在今后工作和生活中都需要她。为了你和她都能顺利抵达新的人生驿站, 请你对下列问题一定给予关注,以便我们相互沟通和理解,确保记录你们人生历程的档案顺利寄到接收单位。

 

    问:北京大学学生档案属哪个部门管理?

    答:人事部人事档案管理办公室。

 

    问:学生档案的重要性在哪?

    答:学生档案是人事档案的一部分。人事档案具有三大职能:一是个人经历的真实记录;二是表明一个人的行政隶属关系;三是为单位和个人提供相关人事服务的依据。学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料。其中,高中材料、高考材料、学习成绩、学位学历审批材料、各类履历表登记表以及在校表现等,是许多用人单位聘用人员的重要参考;凡正规的用人单位,都会需要毕业生的档案并指定其转递到专门的档案保管部门。可以说,有没有完整的学生档案资料直接关系到毕业生的顺利就业。因此,保证学生档案的完整性和一致性,不仅是学校职能部门和院系所中心的责任,同时也需要学生本人给予高度的关注和积极的配合。

 

    问:毕业生档案能否自己携带?

    答:人事档案原则上不能由毕业生自带。

 

    问:档案转递的方式有哪些?

    答:1、按照中央组织部和国家档案局有关规定,人事档案必须以机密件由机要通信方式转递到单位;

  2、凡机要通信方式无法投递的单位,或在紧急情况下,由学校派专人送到用人单位或由用人单位人事部门派专人来取。

 

    问:何谓机要通信?

    答:机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道,其主要服务对象是县级以上党政军和国有企事业单位。

 

    问:档案何时转递?

    答:我校毕业生档案通常在七月中旬左右发出。京内档案管理部门一般7个工作日内可收到,京外档案管理部门一般10个工作日内可收到。

 

    问:怎样保证毕业生档案转递安全无误?

    答:毕业生在网站上填写档案转递信息时,应特别注意:

    1、请填写准确详细的档案接收部门以及其所在的省、市、区、县,单位名称不得使用简称。

    2、要特别注意派遣单位和档案转寄详细地址之间的关系:

    (1)凡派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的,比如毕业生签约单位是各大部委、院校等部门,可以直接填写各大部委或院校的名称及其详细的地址。

    例:协议单位名称:外交部,则档案转递详细地址为 外交部干部司干审档案处(北京市朝阳区朝阳门南大街2号),邮编:100701。

    (2)凡派遣单位不符合机要通信投递范围,比如签约单位是某中学或某个公司,则要填写与机要局有直投关系的上属单位的名称及详细地址。

例:协议单位名称:北京市房山区石窝中学,则档案转递为上级主管单位,详细地址为北京市房山区教委(北京市房山区良乡西潞大街9号),邮编:102488。

    (3)在“三资”(合资、外资、独资)或私企等报到单位不符合机要通信投递范围,且无人事档案保管权限的单位就业的,应提供其专门指定的符合机要通信范围并有人事档案保管权限的档案转递单位名称、详细地址和邮编:

    例:单位集体在某人才交流中心开户的,在《全国普通高等学校毕业生就业协议书》上“档案转寄详细地址”栏填写某人才交流中心,档案将被转递到该处;

    例:联想集团,其档案转递单位是中科院人才交流中心;五羊-本田摩托(广州)有限公司,其档案转递单位是广州市人才交流中心。北京中洲国际建筑工程有限公司,则其档案转递单位是北京市人才交流中心,档案转递详细地址为北京市安定门外大街187号,邮编:100011。

    (4)凡报到单位与上级主管单位不在同一城市的,应问清楚档案转递去向,有的指定档案转递到异地的上级主管部门,有的指定档案转递到本地具有人事档案保管权限的单位。

例:深圳亚奥实业有限公司北京分公司,其档案应转递到北京北辰人才交流服务中心;上海中闻实业发展有限公司,其档案应转递到人民日报社华东分社。

    (5)凡回省二分的同学,其报到单位、档案转递地址一般为生源地毕业生就业主管部门、区县人力资源和社会保障局。上述地址由北京市教委协商各省市毕业生就业主管部门后提供给学校就业指导中心。

    3、已经考取国内研究生,请填写所录取学校的院(系、所)的党委或人事部门名称及详细地址。      

    毕业后去外校深造且需提前转档的同学还需要把在就业指导中心盖章备案后的考研调档通知单交到人事档案管理办公室。

    例:研究生录取院校名称:南京师范大学,则档案转递详细地址为 南京师范大学**院 党委(江苏省南京市宁海路122号),邮编:210097。

    4、毕业后申请出国的学生档案的转存

    (1)北京生源出国的学生可以把档案存放在教育部留学服务中心(离校前自己去办存档手续)、所在区县人事局毕业生就业工作部门或家庭所在地街道办事处。

    (2)外省市生源出国的学生也可以把档案存放到教育部留学服务中心档案室(离校前自己去办存档手续)、生源地各省市的毕业生就业工作部门、人事劳动部门人才交流中心等。

    教育部留学服务中心留学人员档案室

    地     址:北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦六层

    咨询电话:62677800。

    (3)按规定,公派出国学生在其留学期间由学校保管档案。

    5、在职、委培的毕业生,转档单位应为原单位,如要更改,需在原单位开具证明,并把由所在院系及就业指导中心盖章备案后的证明交到人事档案管理办公室。

    6、如果由于毕业生或经办人填写不清、未报到造成档案退回滞留,造成的一切后果及影响由责任人承担。

 

    问:为什么有的毕业生档案会被退回学校?

    答:被退回的毕业生档案中90%以上都是因为没有准确弄清“档案接受单位”和“档案转寄详细地址”的含义,因而这一点需要毕业生格外注意,务必落实。

 

 

    问:毕业生毕业后怎样查询自己的档案?

    答:一般在毕业后办理转回档案手续的两个月内,应向本人“档案转递详细地址”处询问,如有疑问,及时与学校档案室联系(电话号码:62751227)。通过机要局转递档案的毕业生,应当特别注意机要局只提供一年内的有效查询期。

 

 

    问:毕业生档案是否能暂缓转递?将档案暂存在校要受什么限制?

    答:毕业生因特殊原因要求档案暂缓转递的,应由个人写出申请,交本人所在的院(系)负责人签字盖章后,再由就业指导中心开据证明,写明缓发事由送交人事档案管理办公室,方可缓发档案。

    按照教育部及公安部相关规定,待分生档案暂存在学校期间,只能办理与就业相关的手续,其他情况下均不能使用在校暂存的档案,包括无法办理出国护照;录取研究生后不能直接转户转档,档案需转回家庭所在地后再转至录取学校或单位;不开具出国成绩单;不开具婚育、升学、出国(境)、保险、购房、出生、无犯罪记录、亲属关系、学历、经历、财产继承等证明。如因出国、考研等确实需要开具证明材料的,须先将其档案转回生源地,再由生源所在地的有关部门开具相关证明材料。

 

    随着形势的发展,档案工作也发生了变化,档案转递过程较过去更为多样化,时常会出现我们意想不到的情况。所以,我们希望毕业生在档案室下发的归档名册中(各单位负责就业工作的老师处)留下自己的联络方式(联系电话或电子邮件信箱),以便学校能够在第一时间联系到本人,避免档案的遗失,给我们毕业生带来麻烦与遗憾。

 

    同学们若遇到档案相关问题, 欢迎随时与我们联系。

    咨询电话:010-62751227

    档案室办公地址:办公楼二层

 

    祝愿每一位毕业生平安、健康、快乐!事业有成!

 

 

人事档案管理办公室  

二〇一二年四月三十日